Dans cet article
Le mode rapide, c'est pour les fois où vous connaissez déjà les contraintes de chacun et où vous voulez juste que le planning sorte. Pas de compte, rien à installer : vous remplissez, vous cliquez, vous relisez. Voici le parcours complet sur un exemple, un service d'urgences de dix médecins en octobre.
Avant de commencer
Ayez sous la main :
- la période à planifier (un mois, c'est très bien pour commencer) ;
- le nombre de médecins nécessaires, de jour, de nuit, et en astreinte si vous en avez ;
- la liste des praticiens, avec leurs congés et les jours où ils ne peuvent vraiment pas.
Le pas à pas
- 1
Choisissez la période
Ouvrez le mode rapide. Le premier écran ne demande que deux dates. Par défaut, l'outil propose un mois à partir d'aujourd'hui. Une période plus longue répartit mieux les week-ends et les nuits, mais un mois convient à la plupart des services.
Deux dates, puis « Passer à l'équipe ». - 2
Décrivez le service
Tapez le nom du service (Urgences, Réa, Pédiatrie...) puis Ajouter. Pour chacun, indiquez combien de médecins il faut en garde sur place, de jour J et de nuit N. Ouvrez Astreintes si le service en a : un médecin d'astreinte reste joignable depuis chez lui.
Dans notre exemple, une astreinte de nuit en semaine devient une astreinte de 24 h le samedi, le dimanche et les jours fériés A24, tenue par le même médecin du matin au lendemain. La case « Week-end d'astreinte d'un seul tenant » confie le samedi et le dimanche à la même personne. Les jours couverts se choisissent en bas de la carte.
Une carte par service : gardes, astreintes, jours couverts, règles du week-end. - 3
Ajoutez les praticiens
Un nom, Entrée, le suivant. Chaque praticien peut tenir tous les services par défaut : cliquez sur l'étiquette d'un service pour le lui retirer (un interne qui ne fait pas le SMUR, par exemple).
Dix praticiens. Deux ont déjà une contrainte : une absence et un jour impossible. - 4
Posez les absences et les souhaits
Ajouter une contrainte ouvre le calendrier du praticien. Un clic pour un jour, deux clics pour une période, puis vous choisissez ce que c'est :
- Absent : congés, formation. Le jour est retiré, et sa part de gardes diminue d'autant.
- Impossible : il ne sera jamais placé ce jour-là.
- Plutôt non : évité autant que le service le permet.
- Plutôt oui : un jour où il aimerait travailler, retenu si l'équité le permet.
Pour un jour qui revient chaque semaine (jamais le mercredi, par exemple), activez « Répéter ».
Dr Rousseau est en congés du 12 au 18 octobre : deux clics, puis « Absent ». - 5
Lancez le calcul
Créer le planning. Sur une équipe de cette taille, le résultat arrive en quelques secondes. La vue par service montre chaque ligne de garde et d'astreinte, jour par jour, avec le nom de la personne placée. Les week-ends et les jours fériés ressortent en beige.
Octobre, vue par service. Les astreintes du week-end vont par deux : même médecin samedi et dimanche. - 6
Retouchez à la main
Rien n'est figé. Cliquez sur une case : le panneau montre qui est placé, et propose Remplacer, Retirer ou Ajouter un praticien en plus. Les praticiens sans remarque sont proposés en premier. Si un choix enfreint une règle (le repos après une nuit, par exemple), l'outil vous le dit, et c'est vous qui décidez.
Le vendredi 16 octobre : chaque régime, son effectif et ses actions. Annuler et rétablir fonctionnent comme partout (Ctrl+Z, Ctrl+Maj+Z).
- 7
Vérifiez la répartition
La vue Médecins remet le planning à l'endroit pour chacun : une ligne par praticien, ses gardes sur le mois. Les jours d'absence sont hachurés. C'est la vue qui permet de repérer d'un coup d'œil un enchaînement qui ne vous plaît pas.
La même grille, vue par médecin. L'absence de Dr Rousseau est hachurée. Statistiques répond ensuite en une phrase : planning complet et équilibré, ou ce qu'il reste à regarder. Le tableau détaille pour chacun les jours, les nuits, les astreintes et les week-ends, avec l'écart à sa part.
102 gardes et astreintes réparties entre 10 praticiens, chacun à sa part à une près. - 8
Exportez ou imprimez
Excel télécharge un fichier en français, prêt à afficher ou à envoyer. L'icône d'imprimante sort le mois sur une page A4. En mode rapide, rien n'est enregistré sur notre serveur : vos retouches restent dans l'onglet du navigateur jusqu'à sa fermeture, pensez donc à exporter.
Et après ?
Si vous refaites le planning tous les mois et que les souhaits arrivent par mail, le mode équipe vous fera gagner l'étape de saisie : chaque médecin remplit son calendrier depuis un lien, et le planning publié arrive directement dans son agenda. Le cas concret montre ce que ça donne sur trois mois.