Dans cet article
On suit ici un planning du début à la fin : douze urgentistes, une garde sur place, une astreinte SMUR, et trois mois qui passent par Noël et le jour de l'an. Le service et les noms sont inventés. Les écrans, eux, sont ceux de l'outil, et les chiffres sortent du vrai calcul.
Le point de départ
Claire Fontaine est urgentiste dans un hôpital de taille moyenne, et c'est elle qui fait le tableau depuis deux ans. Jusqu'ici, sa méthode tenait en trois outils : un fichier Excel, un fil de mails intitulé « Desiderata nov-janv » qui finissait à quarante messages, et sa mémoire.
Le besoin, lui, est classique :
Pour le SMUR, l'astreinte est de nuit en semaine AN et de 24 h le week-end et les jours fériés A24. Une habitude du service : le week-end d'astreinte commence le vendredi soir, et c'est le même médecin jusqu'au dimanche. Dans l'outil, c'est une case à cocher sur le service.
Quatre jours, montre en main
Ce qui prenait plusieurs semaines de relances et de corrections s'est joué en quatre jours, et l'essentiel du temps, ce sont les autres qui l'ont passé, chacun sur son lien.
- Lun. 14 sept.Session créée
Période, deux services, douze noms et emails. Dix minutes, café compris.
- Lun. 14 sept.Invitations envoyées
Chacun reçoit son lien. Les premières réponses arrivent dans l'heure.
- Mer. 16 sept.11 réponses sur 12
Une collègue est en vacances. Pas grave : elle sera considérée disponible.
- Jeu. 17 sept.Calcul
Trois mois générés en quelques secondes. Une remarque à regarder.
- Ven. 18 sept.v1 publiée, puis diffusée
Une retouche, une note pour l'historique, et l'équipe est prévenue.
Ce que l'équipe a déclaré
Onze réponses, chacune saisie en quelques clics. Rien d'extraordinaire, c'est justement ce qui rend l'exercice pénible à la main : beaucoup de petites contraintes qui se croisent, surtout autour des fêtes.
Noël et le 31 décembre concentrent les demandes, comme partout. Deux médecins ne peuvent pas le 31, un autre ne peut ni le 24 ni le 25, et deux sont en congés à cheval sur les fêtes. Julie Moreau, elle, s'est portée volontaire pour le réveillon. Ça arrive, et c'est précieux.
Ce que le calcul en a fait
Claire a lancé le calcul sans attendre Emma Roux. Le planning de trois mois est sorti en quelques secondes, complet. Toutes les absences et tous les « Impossible » sont respectés, les 24 heures de repos après chaque nuit aussi. Un seul point d'attention : le week-end d'astreinte du 2 janvier, juste après le jour de l'an, partagé entre deux personnes faute de mieux. Elle l'a regardé, l'a accepté, et a publié.
Prenons Hugo Martin. Il avait demandé trois choses : ne pas travailler la semaine du 14 décembre, surtout pas le 31, et il voulait bien le 11 novembre. Résultat : rien entre le 14 et le 20 décembre, rien le 31, et une astreinte de 24 h le 11 novembre. Sur le trimestre, il est un peu sous la moyenne de l'équipe, ce qui est logique : il est absent une semaine, et sa part diminue d'autant.
Le plus agréable, c'est de ne plus avoir à justifier le planning. Les règles sont les mêmes pour tous, et ça se voit.
Le planning arrive dans l'agenda
C'est là qu'on voit l'idée derrière l'outil. MedicalPlanner ne cherche pas à devenir l'agenda de l'équipe. Hugo a déjà le sien, sur son téléphone, synchronisé avec son ordinateur, avec ses rendez-vous perso dedans. Lui demander de consulter une application de plus pour savoir quand il travaille, ce serait reculer.
MedicalPlanner fait le planning. L'agenda, chacun garde le sien.
Le soir de la diffusion, Hugo a reçu un email avec le lien de sa page. Il a appuyé une fois sur « iPhone, iPad, Mac ». Ses seize gardes et astreintes sont apparues dans son calendrier, au milieu du reste. Sa collègue sous Outlook a fait pareil, un autre l'a ajouté à Google Agenda. Chacun à sa façon.
Et quand ça bougera
Il y aura forcément des changements. Si, mi-décembre, Paul Rousseau et Linh Nguyen veulent échanger une garde, Claire ouvrira le planning, fera le remplacement en deux clics et publiera la v2 avec une note. Les deux concernés n'auront rien à faire : le changement apparaîtra dans leur agenda dans la journée. L'historique, lui, gardera la trace de qui a remplacé qui, et pourquoi.
Depuis cet automne, elle a aussi un assistant IA dans le planning. Avant de toucher à la grille, elle pourra lui demander « qui peut reprendre la nuit du 18 décembre sans enfreindre une règle ? » ou « comment se répartissent les week-ends depuis l'échange ? ». Il répond avec les mêmes vérifications que le panneau de la case, et c'est toujours elle qui décide.
Pour février, elle refera l'exercice : nouvelle session, mêmes services, mêmes noms. Le plus long sera d'attendre les réponses, un peu moins cette fois : ceux qui le souhaitent pourront écrire leurs congés en une phrase, et leur calendrier se remplira tout seul. Si vous voulez refaire ce parcours chez vous, tout est détaillé dans le tutoriel du mode équipe.