Dans cet article
En mode équipe, vous n'avez plus à collecter les souhaits de chacun par mail. Chaque médecin reçoit un lien, remplit son calendrier, et vous lancez le calcul quand vous le décidez. Une fois le planning publié, il arrive dans l'agenda de chacun. Voici toutes les étapes, sur l'exemple d'un service d'urgences de douze praticiens, de novembre à janvier.
Le principe
Vous seul avez besoin d'un compte (gratuit). Vos collègues, eux, n'en créent pas : leur lien personnel suffit, sur ordinateur comme sur téléphone. Le parcours tient en trois temps.
La période, les services, l'équipe. Puis vous envoyez les invitations.
Absences, jours impossibles, jours souhaités. Depuis un lien, en deux minutes.
Le calcul, vos retouches, une version publiée, puis diffusée à tous.
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Créez la session
Depuis votre espace, Nouvelle session. Donnez-lui un nom que l'équipe reconnaîtra (il apparaît dans les invitations) et choisissez la période. Trois mois, c'est un bon rythme : assez pour bien répartir les week-ends, pas trop pour que chacun connaisse ses congés.
« Urgences, novembre à janvier », du 1er novembre au 31 janvier. - 2
Décrivez les services et l'équipe
Même logique que le mode rapide pour les services : combien de médecins de jour J, de nuit N, en astreinte. Notre exemple a deux services : les Urgences (une garde de jour, une de nuit) et le SMUR, en astreinte de nuit la semaine et de 24 h le week-end A24. On a coché « Le week-end commence le vendredi soir » : le même médecin tient alors l'astreinte du vendredi soir au dimanche.
Ajoutez ensuite chaque praticien avec son adresse email. Elle est facultative : un médecin sans email pro recevra son lien autrement (on y revient à l'étape 5). Si vous connaissez déjà des absences, posez-les tout de suite avec Ajouter une absence connue.
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Envoyez les invitations
La session est prête. La barre d'étapes en haut résume où vous en êtes : invitations, réponses, planning. Un clic sur Envoyer les invitations, et chaque praticien reçoit un email avec son lien personnel.
Douze membres, prêts à être invités. - 4
Chacun déclare ses disponibilités
En ouvrant son lien, le praticien voit toute la période sur un calendrier. Un clic pour un jour, deux pour une période, puis il choisit : Absent, Impossible, Plutôt non ou Plutôt oui. Les jours fériés sont déjà marqués. Sans rien déclarer, il est disponible tous les jours.
Dr Martin : absent la semaine du 14 décembre, impossible le 31, volontaire pour le 11 novembre. Sur téléphone, c'est le même calendrier, mois par mois, avec les choix en bas de l'écran. Deux minutes entre deux patients suffisent.
Le praticien peut revenir sur son lien pour corriger ses réponses tant que le planning n'est pas généré.
Une période choisie au doigt, puis « Absent ». - 5
Suivez les réponses, relancez si besoin
La page de la session se met à jour au fil des réponses : qui a répondu, quand, et ce qu'il a déclaré en résumé (une absence, deux dates...). Les retardataires peuvent être relancés par email, au plus une fois toutes les 24 heures.
Onze réponses sur douze. On peut relancer, ou générer sans attendre. - 6
Générez le planning
Quand vous avez assez de réponses, lancez le calcul. Pas besoin d'attendre le dernier : un praticien qui n'a pas répondu est considéré comme disponible. Le résultat s'ouvre dans le planning modifiable, en version 0 (un brouillon que l'équipe ne voit pas encore).
Novembre. En haut le SMUR : l'astreinte du week-end court du vendredi soir au dimanche. Points d'attention liste ce qui mérite un regard, sans rien bloquer : un week-end d'astreinte partagé entre deux personnes, un souhait « Plutôt non » qui n'a pas pu être respecté. Les absences et les jours « Impossible », eux, le sont toujours.
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Retouchez
Un échange demandé au dernier moment ? Cliquez sur la case, puis Remplacer. Les praticiens disponibles sans remarque viennent en premier. Ceux qui poseraient problème restent proposés, mais avec la raison : absent ce jour, repos de 24 h non respecté après une nuit.
Remplacer, en deux clics. Vos retouches restent sur votre appareil tant que vous ne publiez pas. - 8
Publiez une version
Publier v1 fige ce planning comme référence. La fenêtre récapitule les changements depuis le calcul et les points d'attention acceptés, et vous pouvez laisser une note pour l'historique. Chaque version garde le détail de qui a remplacé qui, et quand.
Un changement, un point d'attention, une note. La v1 devient la référence. - 9
Diffusez à l'équipe
Dernière étape : Diffuser à l'équipe. Chaque praticien reçoit par email le lien de sa page personnelle. Personne ne voit les adresses, les souhaits ni les absences des autres.
Les versions publiées ensuite seront visibles dès leur publication.
Côté praticien
Le lien ouvre une page qui ne parle que de lui : sa prochaine garde, ses compteurs (gardes, astreintes, nuits, week-ends, fériés), et ses gardes sur un calendrier. Un jour touché montre qui travaille avec lui. Plus bas, le planning de toute l'équipe, ses gardes entourées.
Et surtout, le bloc Ajouter à mon agenda. Un clic sur Google Agenda, iPhone ou Outlook, et ses gardes s'ajoutent à l'agenda qu'il utilise déjà. Il n'a plus besoin de revenir sur la page.
- L'abonnement suit chaque nouvelle version publiée : quelques heures pour Apple et Outlook, jusqu'à une journée pour Google.
- Le fichier .ics, lui, est une copie figée, utile pour un agenda qui ne gère pas les abonnements.
- Le lien est personnel : il donne accès à ses gardes, il ne se partage pas.
Quand ça change
Un congé maladie, un échange entre collègues ? Ouvrez le planning, retouchez, publiez la v2. L'équipe voit la nouvelle version, l'historique garde la trace du changement, et les agendas abonnés se mettent à jour seuls. Pas de nouveau fichier à renvoyer.
Pour voir tout ça sur la durée, avec Noël au milieu, lisez le cas concret.