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Faire le tableau de garde, c'est déjà un exercice de diplomatie. Il faut caser les congés de chacun, tenir compte de celui qui ne peut jamais le vendredi, répartir les nuits sans que personne ne se sente lésé, et tout recommencer quand un collègue tombe malade. L'outil, lui, devrait se faire oublier.
La scène, vous la connaissez
Un fichier Excel qui s'appelle planning_v7_definitif_OK.xlsx. Une colonne de couleurs que seul son auteur sait lire. Des souhaits arrivés par mail, par SMS, au détour d'un couloir, et un post-it « pas le 24 !! » collé sur l'écran. Le soir, on remplit les cases. Le lendemain matin, quelqu'un fait remarquer qu'il enchaîne une nuit et une garde de jour. On recommence.
Face à ça, il existe des logiciels très complets. Souvent trop. Ils viennent avec une formation, un compte par praticien, des menus dans des menus, et parfois un devis. Le jour où le référent change de service, plus personne ne sait comment ça marche, et le service repasse sur Excel.
Un outil de planning réussi, c'est celui dont on ne parle pas en réunion de service.
Ce qu'on attend vraiment d'un outil
Quand on a commencé MedicalPlanner, on s'est fixé une règle un peu têtue : une personne qui n'a jamais vu l'outil doit pouvoir sortir un planning correct sans lire de mode d'emploi. Pas « après une démonstration », pas « avec un peu d'habitude ». La première fois.
Ça oblige à faire des choix. Chaque réglage ajouté est une question de plus posée à quelqu'un qui a déjà quarante patients en tête. Alors on a regardé ce qui revient dans tous les services, et on l'a réglé d'office : les règles de repos, l'équilibre des nuits et des week-ends, les jours fériés. Le reste, on l'a rangé, ou on ne l'a pas fait.
Simple, mais pas léger
Simple ne veut pas dire qu'il manque des choses. C'est même l'inverse : ce qui est réglé d'office n'a plus besoin d'être surveillé. Voici ce que l'outil fait sans qu'on le lui demande.
- 24 heures de repos après chaque garde de nuit sur place, et jamais plus de 48 heures de garde sur 7 jours glissants.
- Au plus trois nuits d'astreinte par semaine, et les absences comme les jours « Impossible » toujours respectés.
- Nuits, week-ends et jours fériés répartis équitablement, en tenant compte des absences de chacun.
- Gardes de jour J et de nuit N, astreintes de jour AJ et de nuit AN, astreinte de 24 h le week-end A24 tenue par le même médecin.
- Des souhaits nuancés : « Impossible », « Plutôt non », « Plutôt oui », ponctuels ou chaque semaine.
- Un planning qui se retouche case par case, avec un avertissement si un geste enfreint une règle, et des versions publiées qui gardent l'historique.
Et quand une case reste vide, l'outil ne vous laisse pas deviner. Le bouton « Pourquoi ? » explique ce qui coince : trop d'absents le même jour, plus personne de reposé le lendemain d'une nuit, une semaine qui atteint le plafond des 48 heures. Plutôt que d'enfreindre une règle en silence, il laisse le créneau à pourvoir et vous le dit.
L'agenda, on ne le réinvente pas
Il y a une chose qu'on a décidé de ne pas faire : une application de plus. Vos collègues ont déjà un agenda, sur leur téléphone, dans Outlook ou Google Agenda. Ils savent s'en servir, il les suit partout, il sonne avant le départ. Leur demander d'ouvrir une autre application pour connaître leurs gardes, ce serait les obliger à vérifier deux endroits.
Alors MedicalPlanner s'occupe de la partie que personne d'autre ne fait bien (recueillir les souhaits, répartir les gardes, publier), puis il passe la main. Chaque praticien s'abonne une fois à son lien d'agenda. Ensuite, ses gardes apparaissent dans son agenda habituel, et se mettent à jour toutes seules à chaque nouvelle version. Chacun garde ses habitudes, ses couleurs, ses rappels.
Côte à côte
Pour résumer ce qu'on a cherché à éviter, et ce qu'on a gardé :
Gratuit, et sans astérisque
L'outil est gratuit, sans publicité, et vos données ne servent à rien d'autre qu'à faire votre planning. En mode rapide, rien n'est même enregistré sur notre serveur. En mode équipe, tout est conservé le temps de la session, et supprimer votre compte efface tout. Le détail est dans la FAQ.
Le plus simple pour vous faire un avis reste d'essayer. Le mode rapide se teste sans compte, en une dizaine de minutes. Et si vous voulez que chaque médecin saisisse lui-même ses souhaits, le tutoriel du mode équipe montre toutes les étapes, capture par capture.