Questions fréquentes

Vous décrivez votre situation en trois étapes : la période à couvrir, les services et leurs besoins en médecins, gardes comme astreintes, puis votre équipe et ses indisponibilités. Le solveur cherche ensuite une répartition qui respecte ces contraintes, et vous la présente sous forme de calendrier, exportable en Excel.

Non pour le mode rapide : vous saisissez vos données, vous générez le planning, et rien n'est conservé. Le compte n'est nécessaire que pour le mode équipe, et seulement pour la personne qui organise le planning. Les membres de l'équipe reçoivent un simple lien par email, sans compte à créer.

MedicalPlanner est un projet bénévole, créé pour rendre service aux équipes médicales. Les coûts de fonctionnement sont modestes et nous les assumons. Il n'y a ni publicité, ni offre payante cachée, ni usage commercial de vos données.

L'outil fonctionne bien pour des équipes de 2 à 50 praticiens environ. Au-delà, ou sur des périodes longues avec beaucoup de contraintes, le calcul peut devenir long, voire dépasser le délai maximal. Dans ce cas, réduisez la période ou découpez le planning en plusieurs calculs.

Trois règles ne sont jamais contournées : 24 heures de repos après chaque garde de nuit sur place, un maximum de 48 heures de travail effectif par semaine en moyenne, et au plus trois nuits d'astreinte par semaine pour un même praticien. Plutôt que d'enfreindre l'une d'elles, le solveur laisse un créneau à pourvoir et vous le signale. En plus de ces règles strictes, il cherche à équilibrer les gardes, les astreintes, les nuits, les week-ends et les jours fériés entre les praticiens disponibles, et à satisfaire les préférences exprimées.

Non. Le solveur applique les règles que vous avez configurées, mais une contrainte oubliée ou mal saisie produira un planning inadapté, et le logiciel lui-même peut comporter des défauts. Relisez toujours le planning avant de le diffuser à votre équipe, en particulier les enchaînements de nuits et les week-ends.

Oui. Dans le service, choisissez l'astreinte « Nuit en semaine, 24 h le week-end et les jours fériés » et indiquez le nombre de praticiens d'astreinte de nuit. En semaine, l'astreinte ne couvre que la nuit. Le samedi, le dimanche et les jours fériés, elle dure 24 h et le même praticien tient le jour et la nuit, sans exception : si personne ne peut la tenir, elle reste à pourvoir en entier, jamais coupée en deux. La veille d'un jour férié reste une nuit de semaine ordinaire. Cochez « Le week-end commence le vendredi soir » si la nuit du vendredi fait partie du week-end : avec le week-end d'un seul tenant, le même praticien tient alors l'astreinte du vendredi soir au dimanche, autant que possible, et un week-end partagé vous est signalé. Ce week-end compte 3 nuits d'astreinte, le maximum autorisé par semaine : ce praticien n'a donc pas d'autre nuit d'astreinte du lundi au jeudi de la même semaine. Dans le planning, une astreinte de 24 h s'affiche A24.

Ce sont les créneaux restés à pourvoir. Quand l'équipe ne peut pas tout couvrir, le planning est tout de même construit : chaque garde qui peut l'être est attribuée dans le respect des règles, et les autres restent vides, en rouge dans la vue par service. Une ligne discrète, au-dessus du planning, indique combien il en reste ; vous pouvez la masquer, le bouton « Points d'attention » de la barre d'outils garde le compte. « Pourquoi ? » ouvre les points d'attention : ce qui empêche de les couvrir, et les pistes pour y remédier. En cliquant une case vide, vous voyez qui pourrait la prendre et ce que cela impliquerait. À vous de décider : placer quelqu'un à la main, ou ajuster les paramètres et relancer le calcul.

Le planning est quand même généré, et les créneaux impossibles à couvrir restent à pourvoir. L'outil explique pourquoi : jours où trop de praticiens sont absents en même temps, lendemains de garde de nuit où il ne reste pas assez de monde reposé, semaines où l'équipe atteint le plafond de 48 heures, nuits d'astreinte au-delà de trois par semaine, ou service que trop peu de praticiens sont autorisés à tenir. Pour les couvrir, ajoutez un praticien, déplacez une absence, réduisez l'effectif demandé ces jours-là, ou placez quelqu'un à la main en connaissance de cause. En mode équipe, tant qu'aucune version n'est publiée, « Modifier les paramètres » ouvre la configuration de la session pour ajuster l'équipe ou les besoins, puis relancer le calcul. Si le calcul dépasse le délai maximal, réduisez la période du planning.

Oui, dans les deux modes. Le planning obtenu se retouche case par case : vous placez, retirez ou remplacez un praticien, vous corrigez les souhaits d'un médecin (un congé annoncé après coup, par exemple). Rien n'est interdit : si un geste enfreint une règle, comme le repos après une garde de nuit, l'outil vous le dit et vous décidez. En mode équipe, vous publiez ensuite une nouvelle version, et chaque version garde le détail de ce qui a changé. Tant que vous n'avez pas publié, vos modifications restent enregistrées sur votre appareil : après un rechargement, une reconnexion ou un détour par une autre page, vous les retrouvez telles que vous les aviez laissées. Si un collègue publie une version entre-temps, vos modifications sont reportées sur la sienne, et les cases touchées des deux côtés vous sont signalées. Si le planning est régénéré entre-temps (configuration modifiée puis nouveau calcul), elles sont écartées, car elles portaient sur un autre planning. En mode rapide, vos retouches sont gardées dans l'onglet du navigateur jusqu'à sa fermeture. Le planning se lit mois par mois : sur ordinateur, le mois entier tient à l'écran (ou une semaine en détail), et s'imprime sur une page ; sur téléphone, il se lit jour par jour, et chaque garde se modifie d'un geste. L'export Excel reste bien sûr modifiable, mais sans ces garde-fous.

Oui, en mode équipe, avec le bouton « Assistant » du planning modifiable. Il répond sur votre brouillon en cours, modifications non publiées comprises : qui a fait le plus de nuits, comment se répartissent les week-ends, quels souhaits ne sont pas respectés, qui peut remplacer une garde, ou si mettre tel praticien tel jour pose problème. Les chiffres et les vérifications viennent des mêmes règles que le planning lui-même : l'assistant ne devine pas, il interroge l'outil. Il ne modifie rien : il vous propose, vous décidez dans le planning. C'est facultatif, et toutes ces informations restent accessibles sans lui (Statistiques, Points d'attention, panneau d'une case).

Le bouton d'export génère un fichier Excel en français, pensé pour être imprimé et affiché dans le service. Il contient quatre onglets : le planning par praticien (J pour une garde de jour, N de nuit, 24h pour les deux, AJ et AN pour les astreintes, A24 pour une astreinte de 24 h), le planning par service avec le nom des praticiens dans chaque case, une vue complète jour par jour, et les compteurs de chacun (gardes, astreintes, week-ends, jours fériés). Les créneaux restés vides y apparaissent « À pourvoir », en rouge, et ne sont comptés pour personne ; week-ends et jours fériés sont repérés en couleur. Dans l'onglet Statistiques, le tableau des compteurs par jour de la semaine se regroupe selon la convention de votre service (par exemple lundi à jeudi d'un côté, vendredi à dimanche et fériés de l'autre), se compte en jours ou en créneaux, et l'onglet Compteurs de l'export reprend ce choix. Vous pouvez ensuite le partager par email ou le déposer sur votre outil interne.

Elles sont envoyées à notre serveur, le temps de calculer le planning. En mode rapide, notre serveur ne les conserve pas après le calcul : seul votre navigateur en garde une copie, dans l'onglet ouvert, pour que vous retrouviez votre planning après un rechargement ; elle disparaît quand vous fermez l'onglet ou vous déconnectez. En mode équipe, elles sont stockées le temps de la session, pour que votre équipe puisse saisir ses préférences, puis supprimées avec la session. Dans tous les cas, elles ne servent qu'au calcul de vos plannings. Si vous utilisez l'assistant (facultatif), votre phrase ou votre question, et les données du planning utiles à la réponse, sont transmises à une IA le temps de répondre : nous ne les enregistrons pas, et elles ne servent pas à entraîner l'IA. Si vous nous laissez votre email en partageant une idée, il sert uniquement à vous répondre, et il est effacé au bout d'un an.

Ils servent uniquement aux emails du mode équipe : invitations, relances et, si vous le choisissez, l'annonce du planning diffusé. Nous ne les partageons avec personne. Ils sont supprimés quand vous supprimez la session, et l'adresse d'un praticien retiré de la session disparaît avec ses réponses. L'email est facultatif : un praticien sans email n'en reçoit aucun, vous remplissez ses desiderata vous-même avec son lien.

Vous créez une session avec la période, les services et la liste de l'équipe, et vous pouvez déjà y noter les absences que vous connaissez. Chaque membre reçoit un email avec un lien personnel pour indiquer ses absences et ses préférences ; pour un praticien sans email, vous ouvrez vous-même son lien et remplissez ses desiderata à sa place (sans relance ni email de diffusion). Vous suivez les réponses depuis votre tableau de bord ; une relance par email est possible 24 heures après l'invitation, puis au plus une fois par jour, pour laisser à chacun le temps de répondre. Vous lancez ensuite le calcul quand vous êtes prêt, même si tout le monde n'a pas répondu : la saisie se ferme alors pour ceux qui manquent, considérés comme disponibles tous les jours. Le planning généré s'ouvre aussitôt, prêt à être relu et retouché. Un oubli dans la configuration se corrige en cours de route : services, besoins, équipe et période restent modifiables jusqu'à la première publication. Une fois le planning prêt, vous le diffusez à l'équipe en un clic : chacun retrouve ses gardes sur sa page personnelle et dans son agenda.

Depuis le planning modifiable, « Diffuser à l'équipe » donne à chaque praticien une page personnelle, sans compte : ses gardes, ses compteurs (nuits, week-ends, jours fériés) et le planning de toute l'équipe, en lecture seule. Vous pouvez prévenir tout le monde par email au moment de la diffusion. Ensuite, chaque version que vous publiez est visible aussitôt, et vous pouvez prévenir par email les seuls praticiens dont les gardes changent. Chacun ne voit que les noms et les gardes : ni les adresses, ni les souhaits, ni les absences des autres. Le lien du formulaire de desiderata mène lui aussi à cette page une fois le planning diffusé. Si vous modifiez la configuration de la session ou relancez le calcul, la diffusion s'arrête jusqu'à ce que vous la relanciez.

Oui. Sur votre page « Mes gardes », choisissez votre agenda : il s'abonne à vos gardes, qui apparaissent en journées entières (garde de jour, de nuit, de 24 h, astreintes) avec leur service. L'abonnement se met à jour tout seul à chaque nouvelle version : en quelques heures sur iPhone et Outlook, jusqu'à une journée sur Google Agenda. Le fichier .ics téléchargeable est une simple copie, qui ne suit pas les mises à jour. Si la diffusion s'arrête, les gardes disparaissent de l'agenda au rafraîchissement suivant ; si la session est supprimée, retirez l'abonnement de votre agenda.

Oui, jusqu'à la première publication du planning, depuis la section Configuration de la session : période, services et effectifs demandés, jours couverts, réglages du planning, et équipe (ajouter ou retirer un praticien, corriger un nom ou une adresse, changer ses services autorisés). Un praticien ajouté reçoit son invitation, et celui dont l'adresse est corrigée reçoit un nouveau lien. Si le planning a déjà été généré, il est supprimé et il faut relancer le calcul ; en attendant, les praticiens peuvent de nouveau saisir ou corriger leurs disponibilités. Une fois une version publiée, la configuration est figée : les ajustements se font dans le planning modifiable, et seul le nom de la session peut encore changer.

C'est un jour qu'un membre de l'équipe préfère éviter ou au contraire demande, par exemple chaque mercredi, ou une date précise, posé directement sur le calendrier. « Impossible » vaut un refus, toujours respecté : le praticien n'est jamais placé ce jour-là. « Plutôt non » est une préférence que l'outil essaie de respecter, mais peut dépasser pour couvrir les besoins. « Plutôt oui » signale un jour où travailler arrange le praticien : il est retenu quand l'équité le permet. Une absence (congés, formation) se déclare à part, en période.

Sur votre formulaire personnel, ajoutez une période d'absence avec son premier et son dernier jour : inutile de saisir chaque date. Vous n'êtes jamais planifié pendant une absence, et votre part de gardes est réduite en proportion, pour que vous n'ayez pas à rattraper vos congés sur le reste de la période. Les absences déjà connues peuvent aussi être notées par la personne qui organise le planning, à la création de la session ou dans sa configuration : chacun les retrouve dans son formulaire et peut les corriger. Une absence annoncée après la génération s'ajoute depuis la fiche du praticien, dans le planning modifiable, en mode équipe comme en mode rapide.

Oui, si vous le souhaitez. En haut de votre formulaire, « Décrire mes disponibilités en une phrase » vous laisse écrire comme vous le diriez : « congés du 20 au 31 décembre, pas de garde les vendredis, volontiers le week-end du 14 novembre ». Le calendrier se remplit, la liste de ce qui a été ajouté s'affiche, et ce qui n'a pas été compris vous est signalé pour le poser à la main. Rien n'est enregistré avant que vous cliquiez sur « Enregistrer », et « Annuler » remet le calendrier comme avant. C'est facultatif : le calendrier seul suffit, comme toujours.

Pas pour le moment. L'outil répartit les charges de façon égale entre tous les praticiens disponibles. Si ce besoin est important pour votre service, dites-le nous via la page de contact.

Écrivez-nous via le formulaire de contact. Nous nous efforçons de répondre sous 48 heures, en priorité pour les problèmes qui bloquent une équipe.